Bilans, déclarations, pièces d’identité, données de santé : un cabinet manipule au quotidien des informations confidentielles qui engagent sa responsabilité. Choisir une solution de stockage cloud RGPD, hébergée en France, devient alors une vraie décision de protection des dossiers clients. Voici comment s’y prendre concrètement, à travers l’histoire d’un cabinet d’expertise comptable bordelais qui a sécurisé ses données après une période chargée.
Au cabinet d’expertise comptable Vidal, à Bordeaux, une dizaine de collaborateurs gèrent plusieurs centaines de dossiers clients. Le travail est sérieux, les clients fidèles. Mais la façon dont les fichiers circulent et se stockent s’est construite au fil des années, sans plan d’ensemble.
La pile de fichiers qui s’accumule sur le serveur du cabinet
Chez le cabinet Vidal, les documents vivent un peu partout. Une partie sur un vieux serveur dans le local technique, une autre sur un service de partage de fichiers grand public, et des pièces qui transitent par la messagerie quand un client envoie un justificatif en pièce jointe. Personne ne sait toujours quelle version d’un bilan est la bonne, ni où elle se trouve.
Les sauvegardes reposent sur un disque externe que l’on pense à brancher quand on y pense. Les dossiers les plus sensibles, déclarations, documents bancaires, parfois des informations personnelles de salariés des clients, sont mêlés au reste. Tant que rien ne casse, l’organisation tient. Mais le risque, lui, monte doucement.
Un dossier presque envoyé au mauvais client
Le déclic arrive en avril, juste après la période des clôtures. Pendant ces semaines intenses, un associé manque d’envoyer un dossier au mauvais client par la messagerie, rattrapé de justesse. Dans la foulée, une cliente du secteur médical demande au cabinet comment ses données sont protégées et où elles sont hébergées. L’associé réalise que le cabinet n’a pas de réponse claire, alors qu’il manipule chaque jour des données soumises au secret professionnel et au RGPD. Il décide de mettre les choses au propre, sans tout révolutionner en pleine activité.
Comment nous avons sécurisé les données du cabinet
Le cabinet Vidal nous a contactés pour reprendre le sujet sereinement. Notre travail a commencé par un état des lieux : quels documents existent, lesquels sont sensibles, où ils sont stockés, et comment ils circulent entre les collaborateurs et les clients.
Nous avons ensuite mis en place un espace de stockage unique et sécurisé. Pour les dossiers confidentiels, nous avons retenu un cloud souverain comme Oodrive, dont les données sont hébergées en France et le cadre conforme au RGPD, avec une gestion fine des droits d’accès et un partage de fichiers sécurisé vers les clients. Les sauvegardes sont devenues automatiques, sans disque externe à brancher à la main. Au début, deux collaborateurs craignaient de perdre leurs repères. En pratique, ils ont retrouvé leurs dossiers plus vite qu’avant, et le partage avec les clients s’est même simplifié. C’est exactement notre travail sur le stockage et l’hébergement de vos données : poser le diagnostic, choisir le bon niveau de protection, puis accompagner la bascule sans interrompre l’activité.
Nous avons mené ce projet en grande partie à distance, avec quelques points sur place pour la prise en main.
Des dossiers confidentiels enfin sous contrôle
Le cabinet Vidal sait désormais où vivent ses données, lesquelles sont sensibles, et qui y a accès. Les dossiers confidentiels sont sur un cloud souverain hébergé en France, les sauvegardes tournent toutes seules, et le partage avec les clients passe par un espace sécurisé plutôt que par la messagerie. Quand une cliente pose la question de la protection de ses données, l’associé répond avec assurance. Le cabinet a gagné en sérénité, et son sérieux se voit jusque dans sa façon de gérer l’information.
Comment choisir une solution de stockage cloud RGPD pour un cabinet ?
En retenant un hébergement en France conforme au RGPD, avec une gestion claire des accès et des sauvegardes fiables, plutôt qu’un service grand public conçu pour un autre usage. Pour un cabinet comptable, un avocat ou une structure de santé, quelques critères guident le choix :
- un hébergement des données en France, conforme au RGPD ;
- une gestion fine des droits d’accès, pour que chaque collaborateur ne voie que ses dossiers ;
- un partage de fichiers sécurisé vers les clients, à la place des pièces jointes par messagerie ;
- des sauvegardes automatiques et régulières, sans manipulation manuelle ;
- pour les données de santé, un hébergement adapté à ce type d’informations particulièrement sensibles.
La sécurité des données fait partie des obligations rappelées par la CNIL, et c’est une attente de plus en plus forte de la part des clients eux-mêmes. Pour la majorité des cabinets, un hébergement en France conforme au RGPD répond très bien au besoin, sans qu’il soit nécessaire de viser les certifications les plus poussées. Si vous voulez explorer une solution de votre côté, vous pouvez consulter le site officiel d’Oodrive, un éditeur français de cloud souverain.
Questions fréquentes
Un cabinet comptable ou un avocat peut-il utiliser un service cloud grand public ?
Techniquement oui, mais ces services ne sont pas conçus pour des données soumises au secret professionnel et au RGPD. Pour les dossiers sensibles, mieux vaut un cloud souverain hébergé en France, avec une gestion des accès adaptée.
Faut-il un hébergement particulier pour les données de santé ?
Oui. Les données de santé sont particulièrement sensibles et appellent un hébergement adapté à ce type d’informations. C’est un point à valider dès le départ pour une structure du secteur médical.
La migration va-t-elle interrompre l’activité du cabinet ?
Non. Nous procédons par étapes, en conservant l’accès aux dossiers pendant la bascule, et nous évitons les périodes chargées comme les clôtures. L’objectif est que les collaborateurs n’aient pas à arrêter de travailler.
Faut-il être à Bordeaux pour se faire accompagner ?
Non. Ce projet se mène très bien à distance partout en France, et nous proposons aussi le présentiel à Bordeaux et en Gironde quand c’est utile.
En résumé
Pour un cabinet soumis au RGPD, le stockage des dossiers clients n’est pas un détail technique, c’est une question de confiance et de responsabilité. Avant de changer quoi que ce soit, il vaut la peine de cartographier où vivent vos données : nous vous offrons un premier échange de 45 minutes à une heure pour faire le point sur vos dossiers et voir comment les sécuriser sans bouleverser votre organisation. Ce pilier est national : nous intervenons à distance partout en France, et en présentiel à Bordeaux et en Gironde quand le projet s’y prête.
