La facture électronique entre entreprises devient progressivement obligatoire en France, et la question revient sans cesse chez les patrons de TPE et de PME que nous accompagnons. Plutôt que de courir après des dates qui ont déjà bougé plusieurs fois, voici le principe de la réforme, ce qu’elle change concrètement pour une petite entreprise, et la façon la plus simple de s’y préparer sans stress, à travers l’histoire d’un dirigeant girondin.
Pour Vincent, qui dirige une entreprise de fournitures industrielles à Cenon avec sept salariés et une clientèle presque exclusivement professionnelle, la facturation suit son cours depuis des années sans qu’il y pense vraiment. Son activité tourne bien, ses clients sont fidèles. Jusqu’au jour où le sujet de la facture électronique s’invite dans ses conversations.
Une facturation tenue sur tableur et duplicatas papier
Chez Vincent, la facture vit encore beaucoup sur le papier et sur quelques fichiers. Un modèle de facture dans un tableur, une numérotation tenue à la main, des PDF envoyés par email, parfois un duplicata imprimé et tamponné pour un client qui le réclame. Cela fonctionne, mais cela demande de l’attention. Un numéro sauté, un taux de TVA recopié de travers, une facture qu’on ne retrouve plus au moment d’une relance.
Vincent connaît ces petites frictions, il fait avec. Le mot « réforme » ne l’inquiète pas plus que ça, tant que rien ne lui tombe dessus de façon urgente.
L’avertissement de l’expert-comptable au rendez-vous de bilan
Le déclic arrive lors d’un rendez-vous de bilan. Son expert-comptable lui parle de la généralisation de la facture électronique entre entreprises, et lui explique que toutes les sociétés vont devoir, par paliers, recevoir puis émettre leurs factures sous forme électronique via une plateforme. Vincent réalise deux choses. D’abord que sa façon actuelle de facturer ne tiendra pas indéfiniment. Ensuite qu’il a entendu parler de dates, mais que ces dates ont déjà été repoussées, et qu’il ne sait pas vraiment où il en est.
Il rentre avec une question simple : par quoi commencer pour être tranquille le moment venu, sans tout chambouler dans la précipitation.
Reprise des données et paramétrage de la facturation
Nous sommes partenaires intégrateurs d’Erplain, et c’est ce logiciel de gestion commerciale que Vincent a retenu pour structurer sa facturation. Notre travail a commencé par un point clair sur sa situation : son volume de factures, ses clients professionnels, son circuit du devis à la facture, et ce que son expert-comptable attendait de son côté.
Nous avons ensuite repris ses données depuis ses fichiers, ses clients et son catalogue d’articles, pour repartir sur une base propre. Le paramétrage a suivi : la numérotation continue des factures, les taux de TVA, le passage du devis au bon de commande puis à la facture. Au début, son assistante trouvait le changement intimidant. Puis elle a vu qu’une facture se génère proprement à partir d’un devis, sans recopier quoi que ce soit, et que tout est rangé au même endroit. La réticence n’a pas duré.
Nous avons travaillé en présentiel à Cenon, puis accompagné l’équipe à distance les premières semaines, le temps que les nouveaux réflexes s’installent. L’idée n’était pas de tout faire en urgence, mais de mettre Vincent sur des rails solides avant que l’échéance ne devienne pressante.
Une échéance réglementaire devenue simple à suivre
Sa facturation passe désormais par un logiciel qui édite des factures propres et bien rangées. Les numéros se suivent, la TVA est juste, chaque facture se retrouve en quelques secondes. Surtout, Vincent sait qu’il travaille sur un outil pensé pour suivre les évolutions réglementaires, et que le jour où l’obligation s’appliquera vraiment à une entreprise de sa taille, il n’aura pas à repartir de zéro. Le sujet de la facture électronique est passé du statut d’inquiétude diffuse à celui de simple échéance à suivre.
Quand la facture électronique devient-elle obligatoire pour une TPE/PME ?
La réforme s’applique de façon progressive, par paliers selon la taille de l’entreprise, et toutes les sociétés sont concernées à terme. Plutôt que de retenir une date qui peut encore évoluer, retenez le principe :
- Toutes les entreprises devront d’abord être en capacité de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.
- L’obligation d’émettre des factures électroniques arrive ensuite, par paliers selon la taille : d’abord les plus grandes structures, puis les TPE et PME dans un second temps.
- Les échanges passeront par une plateforme agréée que chaque entreprise devra choisir pour transmettre et recevoir ses factures.
- Le calendrier précis a déjà été décalé à plusieurs reprises, c’est pourquoi nous renvoyons toujours à la source officielle pour les échéances à jour.
Pour connaître les dates exactes qui s’appliquent à votre entreprise au moment où vous lisez ces lignes, consultez directement le calendrier officiel publié sur impots.gouv.fr. C’est la seule référence fiable, car elle est tenue à jour en fonction des évolutions de la loi.
Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion plutôt que d’attendre ?
Parce qu’un logiciel qui édite des factures conformes vous prépare à l’échéance sans précipitation, et qu’il vous fait gagner du temps dès aujourd’hui. Attendre le dernier moment, c’est risquer de devoir tout changer dans l’urgence. S’équiper en amont présente plusieurs avantages concrets :
- vous travaillez sur un outil pensé pour suivre les évolutions réglementaires de la facturation ;
- vous fiabilisez votre numérotation, vos taux de TVA et votre suivi des factures dès maintenant ;
- vous reliez vos devis, vos commandes et vos factures dans un seul circuit, sans ressaisie ;
- vous facilitez les échanges avec votre expert-comptable, qui reçoit des données propres ;
- vous abordez l’obligation à venir comme une simple étape, pas comme un chantier en catastrophe.
C’est exactement notre travail d’intégration de logiciels métier : nous cadrons votre circuit commercial, nous reprenons vos données, nous paramétrons l’outil et nous formons votre équipe, en général deux à quatre jours selon la complexité, étalés sur deux à quatre semaines.
Questions fréquentes
Quand la facture électronique devient-elle obligatoire ?
La réforme entre en vigueur de façon progressive, par paliers selon la taille de l’entreprise, avec d’abord une obligation de réception pour toutes les sociétés, puis une obligation d’émission qui concerne les TPE et PME dans un second temps. Le calendrier précis a déjà été décalé à plusieurs reprises, c’est pourquoi nous vous invitons à vérifier les dates exactes qui vous concernent sur le site officiel impots.gouv.fr.
Mon entreprise est une petite structure, suis-je vraiment concerné ?
Oui, à terme toutes les entreprises sont concernées, y compris les TPE et les micro-entreprises. La réforme prévoit simplement des délais différents selon la taille, pour laisser à chacun le temps de s’adapter.
Faut-il un logiciel spécial pour facturer électroniquement ?
La facture électronique suppose de passer par une plateforme et d’émettre des factures dans un format conforme, ce qu’un logiciel de gestion commerciale est conçu pour produire. Travailler sur un tel outil plutôt que sur un tableur vous met dans de bonnes conditions pour aborder l’échéance sereinement.
Faut-il être à Bordeaux pour se faire accompagner ?
Nous intervenons en priorité à Bordeaux et en Gironde pour le présentiel, et à distance partout en France quand le projet s’y prête.
En résumé
La facture électronique entre entreprises se met en place progressivement, par paliers de taille, et toutes les TPE et PME y passeront. Plutôt que de guetter des dates qui peuvent encore évoluer, le plus sûr est de vérifier le calendrier officiel sur impots.gouv.fr et de s’équiper en amont d’un logiciel qui édite des factures conformes. Pour savoir par quel bout prendre les choses dans votre cas, le plus simple reste de faire le point ensemble : nous proposons un premier échange gratuit de 45 minutes à une heure pour comprendre votre organisation et voir comment fiabiliser votre facturation avant l’échéance. Nous intervenons en priorité à Bordeaux et en Gironde pour le présentiel, et à distance partout en France selon votre projet. Pour découvrir l’outil de votre côté, vous pouvez aussi consulter le site officiel d’Erplain.
